REFERENCE : ASSTECH – 122022

TYPE DE CONTRAT : CDD  

PRISE DE POSTE : Au plus tôt

LOCALISATION : MARSEILLE – 13005

Nous recherchons un(e) Assistant(e), au sein de la cellule Technique, en CDD, dans le cadre d’un remplacement congé maternité.

Au sein d’une Agence et sous la responsabilité du Responsable Technique, l’Assistant(e) Technique gère l’ensemble des tâches administratives de la cellule technique, les dossiers qui lui sont confiés en propre et intervient auprès des collaborateurs.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Traitement du courrier de la cellule technique,
• Enregistrement et classement des courriers et documents techniques,
• Formalisation de documents : lettres aux locataires, documents juridiques, attestation de capacité pour les entreprises prestataires, documents liés à la procédure d’appel d’offre,
• Archivage des documents du service technique.
• Suivi administratif des dossiers sinistres, Dommages / Ouvrage et contentieux techniques,
• Suivi administratif des marchés d’entretien liés à la sécurité, et des marchés spécifiques (études et travaux).
• Gestion autonome de dossiers particuliers sur demande de son responsable,
• Organisation de réunions
• Elaboration et suivi des tableaux de bord relatifs à l’activité administrative de la cellule,
• Suivi de l’agenda du Responsable Technique d’Unité et de son adjoint,
• Intérim ponctuel de l’Assistante du Directeur D’unité.
• Accueil physique et téléphonique de la cellule Technique.

PROFIL :

Bac à Bac + 2  (Bac pro, BTS Assistanat de direction/ secrétariat, Assurances) ou niveau acquis via l’expérience ou VAE.

Expérience souhaitée : 1 an minimum dans un poste similaire

• Maîtrise des outils informatiques
• Maîtrise des écrits professionnels et des règles de présentation des documents
• Notions du vocabulaire technique du bâtiment
• Connaissance du secteur d’activité et du fonctionnement de l’entreprise
• Sens du relationnel et respect de la confidentialité
• Rigueur et organisation
• Esprit de synthèse
• Prise d’initiative
• Coopération interservices